文書を書く時に「誰に向けて書くのか」に気をつけよう

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テンプレートがあってそれを埋めるだけなら簡単ですが、設計書など自分で自由テキストをたくさんかかないといけないことは結構あると思います。

そんなときに、「何を書けば良いのか」と固まってしまう人が結構居ます。

 

頭のなかにはいろいろな情報がこんがらかって詰まっています。

でもそれをどうやって整理すればいい?

どうやって表現すればいい?

どこまで書けばいい?

コレがわからなくて固まるのです。

 

ポイントは「誰に向けて書くか」ということです。

その製品について詳しい人にむけて書くのか、それとも何も知らない人に向けて書くのか。

これを決めると道筋がすっとあきらかになります。

 

例えば設計書では、

「その製品について知らないけれども、電気の基礎知識程度はわかる人」

を想定して書きます。

 

→どこまで書けばいい?

・その製品がどういうものか説明する必要があります

・電気の基礎知識まで書く必要はありません

・どの部品を使うのかといったことや、その部品がどういうものかを説明する必要があります

 

→どうやって表現すればいい?

・電気の基礎知識がある人なので、電圧や電流をそのまま書けばいいです。

 

→どうやって整理すればいい?

「電気の基礎知識がある人にどうやって説明すればいいか?」と考えて、試しに口でエア説明してみます。

馬鹿らしく見えるかもしれないけど、実は有効だと最近気が付きした。

すると、こうなります。

・製品の概要説明

・その実現方法

・難しい点や問題点

・その対応として取った手段

・製品の基本的仕様

・実際に使用している部品

・その部品の仕様

こんな感じに口で説明する順番で並べていくとわかりやすい文書になります。

 

以上、小田切でした。

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